Home office video értekezlet

A napi egyeztető video meetingnek kulcsszerepe van a távmunkában, a home office-ban dolgozó scum team életében. Néha ez a napi meeting az egyedüli társasági interakció valaki számára.

Tulajdonképpen az is kérdés, mi az a scrum meeting? Maga a scrum egy olyan keretrendszer, melynek segítségével emberek komplex problémákat tudnak adaptív módon kezelni úgy, hogy közben termelékenyen és kreatívan szállítják le a lehető legértékesebb termékeket. Ebben e keretrendszerben dolgoznak azok a maximum 12 fős csapatok, amelyek valaminek a megoldásán együtt gondolkodnak.

Az extroveltált résztvevők beindulnak rögtön a meeting elején. Késztetést éreznek azonnal megosztan,i hol tartanak. Ezt kicsit hűteni kell, különben az egész scrum meeting értelmét veszti, hiszen helyzetelemzésről, feladat megoldásokról, adaptációról, értékelésről, tervezésről van szó.  

Egy meeting résztvevőitől tradicionálisan proaktivitást várnak el. De a távkapcsolat megnehezíti a résztvevő csoport megfelelő hatékonyságának elérését. De ha van napirendje az eseménynek, az segít abban, hogy az egyenletesen folyjon. Ez hogy is nézzen ki:

  • Legyen egy moderátor vagy scrum mester
  • Legyen meghatározva egy cél, legyenek lefektetve bizonyos alap szabályok  
  • Vegye figyelembe a résztvevők személyiségét 
  • Minimalizáljuk a konfliktusok kitörésének lehetőségét 

Ez annál fontosabb, minél távolabb vannak a résztvevők egymástól, minél eltérőbb időzónákban. Mélyedjünk is el ezekben a kérdésekben:  

1. Legyen egy moderátor vagy scrum mester

Ez egész koncepció a Szilikon völgy szüleménye, alapvetően abból a célból, hogy összehozza az embereket és kohéziót teremtsen. Irodalmiasan megfogalmazva: állj fel, és mondd el min dolgozol. Ez segít a helyzet megértésében, segít kialakítani azt, ki mit csináljon a nap hátralevő részében.  

Sok cég gépiesen ugyanazt csinálja nap mint nap. De amikor a 90-es évek tech szervezetei ezt sokkal pragmatikusabban közelítették meg, akkor már kijelöltek egy vezénylő személyt, aki navigál a távoli résztvevők között.

Ez a szerep nem merev, hanem inkább laza megközelítésű. Ez azt jelenti, hogy ez a személy naponta változhat addig, ameddig ki nem alakul a szerep. A résztvevők számára ez nem azt jelenti, hogy ki vezeti a megbeszélést, hanem ki tartja a megfelelő ösvényen. Hatékony csoportban a master ezért felelős:

  • Megszervezi a megbeszélést (csatorna, anyagok….)
  • Kommunikálja a megbeszélés tárgyát, folyamatát, illetve az esetleges változásokat
  • Meghatározza a részvétel rendjét
  • Biztosítja, hogy a megbeszélés időben lezáruljon

A csoport mérete meghatározza, ki mennyi időt beszélhet, és van-e idő kicsit tágabb megbeszélésre. Általános szabály azért, hogy a mester felelős a megbeszélés tömörségéért. Ha egy megszólalás hosszabb a megegyezett kettő, vagy három percnél, akkor meg kell gondolni, hogy abban a tárgyban külön megbeszélést kell-e szervezni.  

2. Legyen meghatározva egy cél, legyenek lefektetve bizonyos alap szabályok

Fontos megjegyezni, hogy nincs egyetemes szabály a megbeszélés lefolytatására, és annak napirendjére. A szervezeti kultúra, értékrend és működő belső előírások alkotják azt a környezetetet, ami a megbeszélés keretetét meghatározzák. Ha ez nem alakult így ki, akkor ez legyen a kiinduló pont.

Nagyon fontos, hogy egy ilyen standup meeting legyen tiszta, világos, és fókuszált.

“Egy szervezetnek meg kell határozni bizonyos szabályokat, amelyek keretbe foglalják a megbeszéléseket, amelyeket minden résztvevő betart” mondja Bill Flynn PI képviselő, business coach, 25 éves start-up tapasztalattal a háta mögött. 

Flynn számára ezek a napi rutin szabályok (de nem csak ez lehet!):

  • Pontosság: Növeli a hatékonyságot
  • Felkészülés: Segíti az idő megfelelő kihasználását
  • Figyelem: Józan ész, fókusz és respekt mások felé
  • Átláthatóság: Az információk megosztása segíti a bizalomépítést
  • Megbízhatóság: A csoport fontosságának bemutatása növeli a felelősségérzetet

Néhány szervezet kéri, hogy a megbeszélések folyamán a résztvevők kapcsolják ki a telefonjaikat (ez meglehetősen nehéz video meeting esetén). Néhányan megengednek “passzolok” opciót azoknak, akik nem tudnak a témához hozzászólni. Ez nagyban függ a megbeszélést vezető személytől.

A megfelelő szabályok és célok az ésszerűség határain belül kell maradjanak. Előre történő meghatározásuk segít a résztvevők hozzáállásának javításában, segíti a moderátor munkáját és megkönnyíti a megbeszélés hatékony lebonyolítását.

3. Vegye figyelembe a résztvevők személyiségét 

Ez egyértelműnek tűnik. És ez az egyik kulcsa a hatékony megbeszélésnek: mindenkinek egyenlő esélye legyen a részvételre! Távmegbeszélés esetén ez viszonylag egyszerű. Ez ad lehetőséget kis játékra (konkrétan), ami ugyan határokon belül, de engedi az egyes személyiségek megjelenését.

A különböző személyiségek különbözőképpen fogják fel a home office-t. A domináns személyek kihasználják az eseményt mások befolyásolására, ami időnként kemény is lehet. Ha az introveltált embereket kevéssé engedik szóhoz jutni, akkor a megbeszélés dinamikája kicsit alábbhagyhat, és ellaposodhat a megbeszélés. A formális személyek pedig megkövetelik a virtuális meeting kereteit és a szabályait.

A megbeszélés vezetőjének kötelessége előre tisztázni néhány dolgot. a résztvevők illetve a hallgatók számára. Mégegyszer, ez függ a meeting jellegétől, céljától és a vállalati rutintól is. Flynn jegyzetei szerint ezek lehetnek:

  • Kötelező részvétel, vagy vannak enyhítő körülmények? 
  • Pontos kezdés és befejezés
  • Személyenként két perc beszámoló
  • Csak a csoportra illetve tevékenységére vonatkozó információk közzététele

Minden távmeeting során fontos meghatározni, hogy ki milyen módon kaphat szót. Lehet körbe járni, jelentkezni, de bármi más is, amit a csoport elfogad, és illik a csoportban levők személyiségéhez. Így mindenki kényelmesen érezheti magát és hasonlóan tud a megbeszélés eredményességéhez hozzájárulni.

És ha haladni akarunk a síneken, akkor tegyük lazán. Ne játsszunk rendőrt, hogy mi helyes és mi nem, megvan az emberek józan esze ehhez. Ha valaki teázni, kávézni akar a meeting során, tegye azt. És ha mellette ül a kutyája, az kit zavar, ha a személy be van kapcsolódva? És ez még növeli is a csoport összetartását. Különösen most, ezekben a vészterhes időkben vigyünk kis életet a videókonferenciánkba.

4. Minimalizáljuk a konfliktusok kitörésének lehetőségét 

Könnyebb mondani mint megcsinálni, ugye? Ha otthon dolgozol és a gyerekeid is veled vannak, vagy három szobatársad becsörtet a belvárosi nappalidba, akkor ez a kijelentés mókásnak tűnhet. A megfelelően mondva: próbáljuk meg minimalizálni a konfliktus kitörésének lehetőségét. 

A távmunkában levők napi egyeztető video meetingjénekg alapvető céljai: kommunikáció, kohézió és hatékonyság. Ez a kb. 30 perces egyeztetés fontos. Itt is tartsunk be pár alappontot, mint:

  • A meeting során a résztvevők tegyék el a telefonjaikat
  • Találjunk nyugodt, zárt helyet
  • Limitáljuk a tárgytól eltérő témák felhozatalát

Az előkészületek során előfordulnak szélesebb spektrumú kérdések, amelyek fontosak az időkihasználás, az energia és a hatékonyság szempontjából.  

Például nem árt, ha a szabaddá tesszük a meeting előtti és utáni órát. Ez segít a felkészülésben és a feldolgozásban. Ez segít megfelelően átnézni a dolgokat, illetve elemezni, mielőtt belemegyünk egy másik meetingbe. A résztvevők számára pedig lehetőség, hogy elkerüljék azokat a csapdákat, amelyeket kapkodó bejelentkezés hordozhat magával.

Lehetnek persze kivételek. Flynn jegyzetében szerepel az “ügyfél vészhelyzet”, mint egy esetleges (és elfogadható) indok felvenni a telefont. De ha láthatóan mindenki be van kapcsolódva, az növeli a bizalmat, az elfogadást és az együttműködési szintet a résztvevők között.

A hatékonyság és az empátia egyensúlya

Van arra szándék, hogy a virtuális találkozót nagyon formálissá tegyék, pláne akkor, ha a szervezet maga is ilyen. Természetesen a napirend követel némi rendet, de a formalizmus mértékét maguk a résztvevők határozzák meg.

Különösen ebben a társadalmi távolságtartásos időben nincs esély a körülmények tökéletes berendezésére, ezért szükséges az empátia a résztvevők iránt. A megbeszélést vezető felől a résztvevők felé, és a résztvevők egymás felé.

Bizonyos alap szabályok meghatározása segíti a megbeszélés lefolytatását, mert ez ad már egy egy keretet, amit a magas formalitás igényű személyek mér elfogadnak, és a kevés formalitás igényűek még elfogadnak. De emlékeztetnénk: emberek vagyunk. Legyen rugalmas, ha valaki csak egy nappal később csatlakozna be. Ha valaki rendszeresen hiányzik vagy lecsúszik az eseményről, akkor külön beszéljen vele. Nem szerencsés az egész csoport előtt lefolytatni ezt.

A virtuális vezetés nem könnyű. De ha marad egy kis empátia és megértés, akkor a csoport értékeli ezt, és növeli a bizalmat egyrészt a vezető másrészt a csoport egésze irányába. És akkor jobban figyelnek a napirendre is.